Montaje de Pascual Pérez.
Formo parte de la red internacional Civicwise, una estructura distribuida en decenas de países. Desde Civicwise desarrollamos proyectos siguiendo unos determinados modos de hacer y metodologías de colaboración para intervenir en el territorio. Varias personas me han preguntado cómo hacemos en Civicwise para organizarnos, comunicarnos y producir de manera colaborativa entre personas que estamos en zonas horarias diferentes, con ritmos vitales diferentes, con niveles de implicación diferentes. Al final del post hay una lista de herramientas pero antes quiero escribir algunas ideas que nos permiten funcionar de la manera que lo hacemos, más allá de las herramientas concretas que usamos.
Proyectos piloto para pensar y experimentar
La infraestructura digital de Civicwise no solo nos permite trabajar como lo hacemos, personalmente creo que está fuertemente ligada a los modos de hacer de la red. Es algo a lo que vamos dando forma colectivamente, en evolución permanente. En Civicwise estamos construyendo nuestra manera de producir colaborativamente en torno a ciertos valores y a escala de red, así que hay una conciencia colectiva de la necesidad de experimentar. En la mayoría de los proyectos se dedica una parte del tiempo a pensar y poner en práctica ciertos modos de hacer, a experimentar con ciertas herramientas, a poner a prueba y a punto la infraestructura digital de Civicwise. En definitiva a pensarnos desde las infraestructuras. Trabajar en estos proyectos piloto nos permite testear prototipos de infraestructura o nuevos protocolos de organización que luego, si la experiencia es positiva, aplicamos al conjunto de la red.
Comunicación multicanal, en directo, en diferido, hablada, escrita, en spanglish o itañol
Uno de los valores de la red Civicwise es la inclusividad: no es una red para cualquiera, pero sí en la que todos los que deciden participar lo pueden hacer. Para que esto sea posible la infraestructura de colaboración tiene que ser suficientemente flexible y permitir maneras de participar y aportar variadas.
En Civicwise tenemos sesiones colectivas de trabajo que sirven para acelerar decisiones, pero sobre todo para encontrarse, para empaparse de lo que han hecho los otros y seguir avanzando desde un nuevo punto común. La mayor parte de estas sesiones se realizan a distancia, mediante videoconferencia. Esto ha resultado ser una ventaja enorme.
Ya que nos vemos a través de vídeo, ¿por qué no retransmitirlo en directo? La retransmisión en directo ha añadido nuevas maneras de participar en las sesiones: ver las sesiones y comentar por escrito en un chat permite participar a personas que en el momento de la reunión no pueden conectarse a la videoconferencia. También es una manera de entrar poco a poco en un proyecto, familiarizarse con las dinámicas del equipo de trabajo, ir cogiendo confianza: primero se ven las sesiones en directo, luego se empiezan a hacer aportaciones por chat y luego se entra en directo. Añadir la posibilidad de comunicarse por escrito puede facilitar la participación de personas que no tienen fluidez en el idioma en el que se esté desarrollando la sesión.
Ya que nos vemos a través de vídeo, ¿por qué no grabarlo para que cualquiera pueda verlo en cualquier otro momento? Si la videoconferencia nos permite reunirnos desde lugares diferentes, grabar las sesiones nos permite «reunirnos desde momentos diferentes». Ya no es necesario, aunque siempre es deseable, coincidir en el espacio o el tiempo. Si no se encuentra un momento para juntar a todo el equipo, los ausentes podrán ver el vídeo de la sesión en otro momento. Durante las sesiones tomamos notas escritas de las decisiones y del desarrollo de la sesión en lo que llamamos los meeting minutes. La grabación y estos meeting minutes permiten «reunirse en diferido»: ver la sesión en cualquier momento y contribuir a los meeting minutes.
Estas sesiones en las que se participa hablando, escribiendo, en directo, en diferido, desde un chat o un documento compartido, tienen mucho que ver con la relación con los idiomas que hay en Civicwise. El idioma común es el inglés pero todo el mundo tiene claro que es mejor decir algo en otro idioma que no decirlo en inglés. No importa en qué idioma, participa.
Comunicación, testeo y feedback constantes
Entre dos de estas sesiones colectivas cada persona o cada grupo de trabajo continua avanzando. Para que estas aportaciones vayan sumando de una manera colaborativa es fundamental ir compartiéndolas con frecuencia, ir liberando versiones no terminadas, en proceso. Lo que está en proceso, lo que no se define como acabado está más abierto a aportaciones, constituye un material más fácilmente apropiable, material que otros pueden hacer suyo. Para mí esto tiene mucho que ver con la dinámica de publicación frecuente e informal que se genera en los blogs o foros. También tiene mucho del desarrollo ágil procedente del software, que lleva tiempo aplicándose a entornos fuera del desarrollo de software. En definitiva supone funcionar en ciclos de desarrollo (de un texto, un diseño, la definición de un proyecto, lo que sea) cortos en los que se integra directamente una fase de pruebas. De esta manera se liberan versiones funcionales –capaces de funcionar hasta un cierto punto– que se ponen a prueba inmediatamente. En cada ciclo se van resolviendo problemas concretos, añadiendo funcionalidades que se van revelando necesarias. El testeo constante permite que haya un feedback constante y no únicamente al final del desarrollo. Esta dinámica de comunicación y publicación evita que haya grupos de trabajo aislados.
Todo esto no es algo que hagamos conscientemente en Civicwise, ni algo que hayamos planeado, por lo menos desde mi experiencia. Son valores positivos que encuentro en los procesos de producción que seguimos cuando pienso en ellos después de haberlos utilizado un tiempo, y cuando los comparo con la manera de trabajar en otras organizaciones de las que formo parte.
Desdibujar las fronteras, desplazar los límites
Esta comunicación constante entre los miembros o los grupos dentro de un proyecto se produce también entre proyectos, entre los espacios de producción que funcionan en Civicwise (laboratorios, círculos…), y también con colaboradores (otras organizaciones, administraciones…). En este sentido funciona muy bien que todo esté publicado en abierto: vídeos de las sesiones de trabajo, debates y reflexiones, documentación… Luego está Slack donde cada proyecto, cada círculo, cada lab, cada espacio de producción y trabajo de Civicwise tiene un canal. Cualquiera puede consultar y suscribirse a cualquier canal. Mirar el listado de canales, da una idea de la actividad de Civicwise. La actividad de cada canal da una idea de la intensidad actual del proyecto que tiene detrás. Y remontar el canal nos da una visión rápida de lo que ha pasado últimamente: qué reuniones ha habido, qué documentos se han producido, cuántas personas han participado. Y además nos transmite en cierta medida el ambiente, algo que es difícil sentir en otros canales de comunicación. En el Slack de Civicwise hay canales como #civicbar o #community, espacios que no están centrados en lo productivo, que permiten interactuar e intercambiar sin los condicionantes de tener que sacar adelante un proyecto.
Slack es un espacio que difumina la frontera de Civicwise, ya que participan en él colaboradores, personas que trabajan en instituciones y organizaciones con las que Civicwise está desarrollando un proyecto. Si Civicwise fuese una institución diríamos que Slack es una herramienta que crea extitución. En cualquier caso es fundamental para desdibujar la pertenencia a la red Civicwise, algo que me parece fundamental.
Documentar en directo y usando fuentes primarias
La producción colaborativa de Civicwise se sustenta en una documentación integrada en la producción, que forma parte del desarrollo y no algo que se hace después. La documentación en directo de las sesiones colectivas de trabajo permite que cualquiera se sume a un proyecto en cualquier momento tras consultar la documentación y ponerse al día. La documentación consiste en un documento escrito que recoge las conclusiones de cada sesión de trabajo y la grabación en vídeo de las sesión. El vídeo es una fuente primaria, es la reunión completa tal como ocurrió: no es un relato de lo ocurrido. Esta doble documentación, en texto y vídeo, se complementa bien. El texto resume, fija las decisiones importantes tomadas, es una interpretación de cada sesión. El vídeo recoge todo, permite a quien lo ve sacar sus conclusiones; contiene todas las aportaciones, incluso aquellas que no llegaron al documento escrito. Cualquiera puede fabricarse su propio relato del proyecto y no leer el relato que han escrito las personas que estuvieron en las reuniones previas.
Listado de herramientas
Listo a continuación las principales herramientas que nos permiten trabajar de la manera en la que lo hacemos, y su nivel de apertura.
- Slack. Principal herramienta de comunicación. Espacio privado, accesible bajo invitación.
- Google Hangout + Youtube. Sesiones de trabajo, grabación y difusión en directo. Streaming y grabaciones disponibles en abierto.
- Google Drive. Almacenamiento en línea, producción colaborativa de documentos. Espacio privado, accesible bajo invitación. Varios niveles de acceso: lectura, comentarios, edición.
- Discourse. Debate público. Disponible públicamente para lectura. Participación en los debates tras registro.
- Telegram. Comunicación informal y privada entre personas o pequeños grupos de trabajo.
Próximas tecnologías, herramientas, protocolos con los que experimentar
Para acabar listo, casi a modo de lista de deseos, ideas para seguir experimentando:
git
git es un protocolo muy utilizado en el desarrollo de software para llevar un control de cambios en los archivos de un desarrollo y coordinar el trabajo llevado a cabo por un equipo en esos archivos. Se empieza a extender su uso para otros desarrollos como la edición colaborativa de textos y libros, o documentación. Más allá de su capacidad para controlar versiones, el uso de git modifica la manera de trabajar en equipo, para bien desde mi experiencia. Ayuda a plantearse un desarrollo como una serie de pequeñas tareas (commits) que se van liberando con una frecuencia alta. También es cierto que tiene una curva de aprendizaje pronunciada que puede disminuir la participación.
Migración a alternativas libres en espacios digitales propios
Muchas de las herramientas que usamos son servicios propietarios. El uso de alternativas libres implica un compromiso mayor con la infraestructura: una dedicación importante en tiempo, un aprendizaje continuo y unos mecanismos de toma de decisiones adicionales. Sin embargo es algo, al igual que git, que cambia las dinámicas dentro de una organización: distribuye la responsabilidad y el conocimiento tecnológico, desdibuja el rol del experto, ayuda a tomar conciencia de lo que implica una tecnología u otra, bascula la toma de decisiones de la imposición a la deliberación, crea prosumidores donde antes había consumidores demandantes. Probar Mattermost en lugar de Slack o Nextcloud en lugar de Goggle Drive, Google Hangout y Youtube.
Podcast
Conversaciones, monólogos, entrevistas sobre temas diversos… añadir el formato audio a la documentación de Civicwise. El podcast es un formato rápido de generar y que no requiere más que de una aplicación que grabe audio: una llamada de Telegram o Whatsapp grabada, una grabación de una charla con un móvil, una especie de contestador telefónico en el que en vez de mensajes se dejan reflexión cortas o ideas. En cualquier caso, un formato a experimentar.
Single Sign-On: sistema único de usuarios
Actualmente cada herramienta que se usa en Civicwise requiere un registro diferente, así que cada wiser puede llegar a tener entre 5 y 10 usuarios: una pequeña locura, sobre todo para los usuarios nuevos. Estamos trabajando en lo que se conoce como un Single Sign-On system, un único usuario para gobernarlos a todos :), un único usuario para concectarse a todos los espacios digitales de Civicwise.
Blogs
El blog sigue siendo una herramienta perfecta para reflexionar, compartir y sumar a lo colectivo desde un espacio personal. Al igual que ocurre al usar git o espacios digitales propios en lugar de servicios, escribir en un blog modifica la manera en la que producimos colaborativamente: nos introduce en una dinámica de publicación frecuente, de textos y reflexiones inacabados pero con mucho valor sobre todo cuando se contemplan en su conjunto, como evolución. Y más aún cuando un blog forma parte de una red de blogs, que interactúan, que producen una conversación distribuida en distintos espacios y momentos. En este sentido, la integración posible de una red de blogs con una plataforma de debate como es discourse mejora sustancialmente la conversación que pueda surgir en los blogs, convirtiendo el foro en un punto de encuentro de las comunidades de los distintos blogs.