L’infrastructure pour la collaboration de Civicwise

 

Je fais partie du réseau international Civicwise, une structure distribuée dans des dizaines de pays. Depuis Civicwise, nous développons des projets suivant une certaine façon de faire et certaines méthodologies de collaboration pour intervenir sur le territoire. Plusieurs personnes m’ont demandé comment nous nous organisons dans Civicwise pour communiquer et produire en collaboration entre des personnes qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents, avec des rythmes vitaux différents, avec différents niveaux d’implication. À la fin du post, vous trouverez une liste d’outils, mais je veux tout d’abord vous parler de nos façons de travailler, au-delà des outils concrets que nous utilisons.

Projets pilotes pour penser et expérimenter

L’infrastructure numérique de Civicwise nous permet non seulement de travailler comme nous le faisons, mais -je le pense- que cela est fortement lié aux façons de faire du réseau. C’est quelque chose que nous donnons forme collectivement, en évolution permanente. Chez Civicwise, nous construisons notre façon de produire en collaboration autour de certaines valeurs et à l’échelle du réseau, de sorte qu’il existe une conscience collective de la nécessité d’expérimenter. Dans la plupart des projets, une partie du temps est consacrée à réfléchir et à tester certaines façons de faire, à expérimenter certains outils, et à affiner l’infrastructure numérique de Civicwise. En bref pour penser à partir de l’infrastructure. Travailler sur ces projets pilotes nous permet de tester des prototypes d’infrastructure ou de nouveaux protocoles organisationnels qui, si l’expérience est positive, s’appliquent à l’ensemble du réseau.

Communication multicanal, en direct, en différé, parlé, écrit, en spanglish ou en itañol

L’une des valeurs du réseau Civicwise est l’inclusivité: ce n’est pas un réseau pour n’importe qui, mais dans lequel tous ceux qui décident de participer peuvent le faire. Pour que cela soit possible, l’infrastructure de collaboration doit être suffisamment souple et permettre des moyens de participer et d’apporter variés.

À Civicwise, nous organisons des sessions de travail collectives qui permettent d’accélérer les décisions, mais surtout de se rencontrer, de s’imprégner de ce que les autres ont fait et de continuer à progresser à partir d’un nouveau point commun. La plupart de ces séances se font à distance, par vidéoconférence. Cela s’est avéré être un énorme avantage.

Puisque nous nous voyons en vidéo, pourquoi ne pas le diffuser en direct? La diffusion en direct a ajouté de nouvelles façons de participer aux sessions : voir les sessions et commenter par écrit dans un chat permet de participer à des personnes qui, au moment de la réunion, ne peuvent pas se connecter à la vidéoconférence. C’est aussi un moyen de se lancer petit à petit dans un projet, de se familiariser avec la dynamique de l’équipe de travail, de gagner en confiance : on voit d’abord les sessions en direct, puis on commence à faire des contributions par chat pour enfin entrer en live. L’ajout de la possibilité de communiquer par écrit peut faciliter la participation de personnes qui ne maîtrisent pas la langue de la session en cours.

Puisque nous nous voyons en vidéo, pourquoi ne pas l’enregistrer pour que quelqu’un puisse la voir à un autre moment? Si la vidéoconférence nous permet de nous réunir depuis des lieux différents, l’enregistrement des séances nous permet de nous « réunir à des moments différents ». Il n’est plus nécessaire, bien qu’il soit toujours souhaitable, de coincider dans l’espace ou dans le temps. S’il n’y a pas un moment pour rassembler toute l’équipe, les absents pourront voir l’enregistrement de la session à un autre moment. Pendant les sessions, nous avons pris des notes écrites sur les décisions et le développement de la session dans ce que nous appelons les meeting minutes. L’enregistrement et ces meeting minutes permettent de « se retrouver en différé »: voir la session à tout moment et contribuer au compte-rendu de la réunion.

Ces sessions auxquelles on participe en parlant, en écrivant, en direct, en différé, depuis un chat ou d’un document partagé, ont beaucoup à voir avec la relation que Civicwise entretient avec les langues. La langue commune est l’anglais mais tout le monde sait qu’il est préférable de dire quelque chose dans une autre langue que de ne rien dire en anglais. Peu importe dans quelle langue, il faut participez.

Communication, testing et feedbacks constants

Entre deux de ces sessions collectives, chaque personne ou chaque groupe de travail continue d’avancer. Pour que ces contributions soient ajoutées de manière collaborative, il est essentiel de les partager fréquemment, de publier des versions inachevées en cours. Ce qui est en cours, ce qui n’est pas défini comme fini est ouvert aux contributions, il constitue un matériel plus facilement appropriable, matériel que les autres peuvent faire siens. Pour moi, cela a beaucoup à voir avec la dynamique de publication fréquente et informelle qui est générée dans les blogs ou les forums. Cela ressemble beaucoup à la méthode agile, qui est appliquée depuis un certain temps à des environnements en dehors du développement de logiciels. En résumé, cela signifie travailler dans des cycles de développement (d’un texte, d’un design, de la définition d’un projet, etc.) dans lesquels une phase de test est directement intégrée. De cette manière, les versions fonctionnelles – capables de fonctionner jusqu’à un certain point – sont libérées et testées immédiatement. Dans chaque cycle, des problèmes concrets sont résolus, ajoutant des fonctionnalités qui s’avèrent nécessaires. Le test constant permet un feedback constant et pas seulement à la fin du développement. Cette dynamique de communication et de publication empêche qu’il y ait des groupes de travail isolés.

Tout cela n’est pas quelque chose que nous faisons consciemment dans Civicwise, ou quelque chose que nous avons planifié, du moins d’après mon expérience. Quand je le compare à d’autres organisations dont je fais partie, je me rend compte que ce sont des valeurs positives dans les processus de production.

Flouter les frontières, déplacer les frontières

Cette communication constante entre les membres ou les groupes au sein d’un projet a également lieu entre les projets, entre les espaces de production qui travaillent dans Civicwise (laboratoires, cercles …), et aussi avec les collaborateurs (autres organisations, administrations …). En ce sens cela fonctionne très bien que tout soit publié en open: vidéos des séances de travail, débats et réflexions, documentation … Puis il y a Slack où chaque projet, chaque cercle, chaque laboratoire, chaque espace de production et de travail de Civicwise a un canal. Tout le monde peut consulter et s’abonner à n’importe quel canal. Voir la liste des canaux, donne une idée de l’activité Civicwise. L’activité de chaque canal donne une idée de l’intensité actuelle du projet. Et remonter le fil du canal, nous donne un aperçu rapide de ce qui s’est passé ces derniers temps : quelles réunions ont eu lieu, quels documents ont été produits, combien de personnes ont participé. Et transmet également dans une certaine mesure l’ambiance, quelque chose qui est difficilement palpable avec d’autres canaux de communication. Dans le Slack de Civicwise, il y a des canaux comme #civicbar ou #community, des espaces qui ne sont pas centrés sur le productif, qui permettent l’interaction et l’échange sans les contraintes d’avoir à réaliser un projet.

Slack est un espace qui diffuse la frontière Civicwise, puisque les collaborateurs, les personnes qui travaillent dans les institutions et les organisations avec lesquelles Civicwise développe un projet y participent. Si Civicwise était une institution, nous dirions que Slack est un outil qui crée de l’extitution. En tout cas, Slack est essentiel pour estomper l’appartenance au réseau Civicwise.

Documenter en direct et en utilisant des sources primaires

La production collaborative de Civicwise est basée sur une documentation intégrée dans la production, qui fait partie du développement et non quelque chose qui est fait plus tard. La documentation en direct des sessions de travail collectif permet à quiconque de se joindre à un projet à tout moment après avoir consulté la documentation et s’être mis à jour. La documentation se compose d’un document écrit qui recueille les conclusions de chaque session de travail et l’enregistrement vidéo des sessions. La vidéo est une source primaire, c’est la réunion complète comme cela s’est passé et non un compte rendu de ce qui s’est passé. Cette double documentation, en texte et en vidéo, se complète bien. Le texte résume, définit les décisions importantes prises; C’est une interprétation de chaque session. La vidéo recueille tout, permet au spectateur de tirer ses conclusions; Elle contient toutes les contributions, même celles qui n’ont pas été retranscris le document. N’importe qui peut faire sa propre histoire du projet sans lire ce que les personnes qui étaient dans les réunions ont retenu.

Liste des outils

Voici les principaux outils qui nous permettent de travailler comme nous le faisons et leur niveau d’ouverture.

• Slack. Outil de communication principal. Espace privé, accessible sur invitation.
• Google Hangout + Youtube. Séances de travail, enregistrement et diffusion en direct. Streaming et enregistrements disponibles en ouvert.
• Google Drive. Stockage en ligne, production de documents collaboratifs. Espace privé, accessible sur invitation. Plusieurs niveaux d’accès: lecture, commentaires, édition.
• Discourse. Débat public. Publiquement disponible pour la lecture. Participation aux débats après enregistrement.
• Telegram. Communication informelle et privée entre personnes ou petits groupes de travail.

Technologies, outils, protocoles à venir pour expérimenter

Pour finir, comme une liste de souhaits, des idées pour continuer à expérimenter :

git

git est un protocole largement utilisé dans le développement de logiciels pour suivre les changements dans les fichiers d’un développement et coordonner le travail effectué par une équipe dans ces mêmes fichiers. Il est utilisé pour d’autres développements tels que l’édition collaborative de textes et de livres, ou de documentation. Au-delà de sa capacité à contrôler les versions, l’utilisation de git modifie la façon de travailler en équipe, et c’est positif selon mon expérience. Cela aide à considérer un développement comme une série de petites tâches (commits) qui sont libérées avec une fréquence élevée. Il est également vrai qu’il y a une courbe d’apprentissage prononcée qui peut diminuer la participation.

Migration vers des alternatives libres dans ses propres espaces numériques

La plupart des outils que nous utilisons sont des services propriétaires. L’utilisation d’alternatives libres implique un plus grand engagement envers l’infrastructure: un dévouement important dans le temps, un apprentissage continu et des mécanismes de prise de décision supplémentaires. Cependant, c’est quelque chose, comme git, qui change la dynamique au sein d’une organisation: elle distribue la responsabilité et les connaissances technologiques, elle estompe le rôle de l’expert, elle aide à prendre conscience de ce qu’implique une technologie ou une autre, elle change la prise de décision : de l’imposition à la délibération, crée des prosumers où il y avait juste des consommateurs. Essayez Mattermost au lieu de Slack ou Nextcloud au lieu de Google Drive, Google Hangout et YouTube.

Podcast

Conversations, monologues, interviews sur divers sujets … ajoutez le format audio à la documentation de Civicwise. Le podcast est un format rapide à générer et ne nécessite rien de plus qu’une application qui enregistre de l’audio: un appel Telegram ou Whatsapp enregistré, un enregistrement d’un chat avec un téléphone mobile, un genre de répondeur téléphonique dans lequel au lieu de messages, on laisse une courte réflexion ou des idées. En tout cas, un format à expérimenter.

Single Sign-On: système mono-utilisateur

Actuellement chaque outil utilisé dans Civicwise nécessite un enregistrement différent, donc chaque wiser peut avoir entre 5 et 10 utilisateurs: un peu fou, surtout pour les nouveaux utilisateurs. Nous travaillons sur ce qu’on appelle un système de Single Sign-On, un utilisateur unique qui se connecte à tous les espaces numériques de Civicwise.

Blogs

Le blog reste un outil parfait pour réfléchir, partager et ajouter au collectif à partir d’un espace personnel. Comme lors de l’utilisation de git ou de ses propres espaces numériques, l’écriture dans un blog modifie la manière dont nous produisons en collaboration: elle nous introduit dans une dynamique de publication fréquente, de textes et de réflexions inachevés mais avec beaucoup de valeur. D’autant plus, lorsque le blog fait partie d’un ensemble de blogs, qui interagissent, qui produisent une conversation répartie dans différents espaces et moments. En ce sens, l’intégration éventuelle d’un réseau de blogs à une plate-forme de débat améliore sensiblement la conversation qui peut naître dans les blogs, transformant le forum en un point de rencontre pour les communautés des différents blogs.